Cosa significa digitalizzazione e quali sono gli errori che le aziende commettono quando abbandonano la carta. I consigli di Nicola Savino
Il dematerializzatore della carta. Sembra una magia quella di Nicola Savino, imprenditore informatico. Eppure tocca una necessità per ogni azienda che vuole sopravvivere sul mercato, quella della digitalizzazione dei suoi processi: «Molti ancora vedono la digitalizzazione come un comfort, in realtà è l’unico modo per non scomparire dal mercato», spiega Nicola a Startupitalia!
Ingegnere informatico di Salerno, all’università stupisce tutti con una soluzione semplice: è il 2007 e decide di facilitare la fruizione di un software IBM che per funzionare veniva installato su ogni singola macchina. Lo fa applicando la tecnologia cloud. Risultato? IBM lo assume subito.
La vita in IBM, tuttavia, non gli piace. Allora lascia l’azienda, tra lo stupore di amici e familiari, e apre una ditta individuale, oggi diventata Savino Solutions, software house specializzata nella conservazione e nella digitalizzazione a norma.
Nicola offre consigli destinati a quelle aziende che vogliono digitalizzare, ma non sanno da dove iniziare.
Step 1: comprendere il senso della digitalizzazione
Nicola ci spiega che capita che le persone facciano confusione sul significato stesso della parola digitalizzazione, “alcuni pensano che sia sufficiente sostituire un documento di carta con un pdf per velocizzare un processo aziendale”.
Questo è un errore che non va commesso, poiché “digitalizzare significa mettere in discussione ogni singolo aspetto dei processi aziendali e non agire solo su un problema specifico”.
Step 2: prendere un foglio e una penna e disegnare
Sembra quasi un paradosso quello di tornare alla carta per eliminarla, ma è una fase propedeutica necessaria secondo Nicola: «Se un processo aziendale richiede otto passaggi e digitalizzandone ne richiede ancora otto, non si è risolto alcun problema e anzi se ne è aggiunto un altro ai precedenti».
L’imprenditore ci spiega che digitalizzare significa innanzitutto “reinginerizzare” tutte le attività che vengono svolte in azienda e capire dove sono le falle da coprire con un software. Per farlo, bisogna prendere penna e carta e fare uno schema di tutte le attività e di come sono correlate.
Step 3. Partire da un problema e non da un software
Un altro step che Nicola ci illustra presuppone un cambiamento di prospettiva. Molte aziende che vogliono digitalizzare commettono un grave errore, quello di partire da un software e non da un problema: «Capita che molte aziende comprino un gestionale, nella speranza di ottimizzare un processo e risparmiare soldi. Alla fine si rendono conto di averne spesi molti di più nel tempo».
La prospettiva giusta invece secondo l’esperto è ribaltare la questione, capire prima l’esigenza, come questa si relaziona agli altri processi aziendali, e solo poi intervenire.
Digitalizzazione sinonimo di formazione
Nicola ci spiega poi come digitalizzare richieda un cambiamento culturale all’interno dell’azienda: «Di solito accade che i giovani siano molto più propensi ad adottare nuove tecnologie e metodi, rispetto al personale più anziano. Tuttavia, l’età non è il vero problema».
Il nodo da sciogliere per Nicola riguarda la formazione. Solo un’azienda pronta a offrire formazione continua ai suoi dipendenti, può navigare nelle acque della digitalizzazione senza rischiare di affogare.
La sicurezza fa paura
Un processo di digitalizzazione ha tuttavia il rovescio della medaglia: mettere i dati online, significa infatti esporli ai pericoli della Rete. Nicola ci racconta qual è la strada migliore che un’azienda può percorrere sul fronte sicurezza:
«Il GDPR imporrà a tutte le aziende di rivedere i loro piani. Al di là di questa trasformazione necessaria, una buona pratica per preservare la sicurezza dei dati in azienda è il controllo dei fornitori. Sapere che ogni fornitore abbia tutte le certificazioni in regola (ISO 27001) è già una forma di rassicurazione importante».
