Siamo sommersi da certificati, dichiarazioni, istanze… Iniziamo ad alleggerire gli archivi e a risparmiare carta. Digitalizzare tutti i documenti legali e amministrativi è possibile
Documenti, fascicoli e faldoni sono, è noto, la vera palla al piede dell’imprenditore. Secondo i calcoli della CGIA di Mestre, il costo che ogni anno grava sulle imprese italiane a causa del cattivo funzionamento della nostra burocrazia ammonta a 57,2 miliardi di euro. Non bastassero gli adempimenti fiscali, chi oggi decide di mettere su una attività economica deve prepararsi ad archiviare carte di ogni tipo e a destreggiarsi tra migliaia di norme.
L’anno scorso tra decreti, Dpcm, leggi, ordinanze, delibere, determine, circolari, etc., l’Istituto Poligrafico e la Zecca dello Stato hanno prodotto e diffuso 323 Gazzette Ufficiali a cui si aggiungono 45 Supplementi Ordinari e Straordinari. Parliamo di una risma di carta da 31.942 pagine dal peso di 80 chili.
“Se – spiegano dal Centro Studi dell’Associazione -, ipotizzassimo di impiegare 5 minuti per leggere e comprendere ogni pagina, una persona dotata di una intelligenza media che si fosse dedicata a leggerle tutte, nel 2020 avrebbe impiegato 333 giorni lavorativi, praticamente un anno di lavoro”. La situazione non è migliorata nel 2021: sempre per fronteggiare l’emergenza Covid-19, tra febbraio e marzo il Governo ha approvato una dozzina di decreti, costituiti da oltre 170 pagine. Con buona pace delle battaglie ecologiste.
Forse il PNRR e le riforme che il nostro governo ha fatto all’Europa ridurranno la ridondante e pressante richiesta, da parte di enti di ogni livello e grado e delle agenzie, di documenti, certificati e atti, ma intanto, per migliorare la vita imprenditoriale e alleggerire il proprio archivio aziendale, ci si può rivolgere a una startup legale: ROKH. Questa realtà, nata nell’agosto del 2017, mette a disposizione dei propri clienti una piattaforma che realizza la digitalizzazione di tutta la documentazione legale e amministrativa utile allo svolgimento del business.
La piattaforma di ROKH, spiegano dalla startup, è caratterizzata da tecnologia di automazione, vari livelli di governance e certificazioni, tanto ai fini di firma, quanto di storicizzazione, archivio e gestione (anche in ipotesi di futuro contenzioso). Consente di tracciare anche i complessi rapporti intragruppo, fornendo strumenti probatori secondo metriche civilistiche e fiscali.
Ciascuna azienda può utilizzare le stanze di negoziazione con le controparti, beneficiare di tutti gli strumenti di negoziazione guidata, di automatizzazione delle execution version, di firma da remoto, di governance interna e di archivio certificato.
L’intero processo è digitalizzato: incluse le parti redazionali e negoziali, fino alla firma. Recentemente, la startup ha eseguito l’upgrade della piattaforma con nuove features: si tratta della messa a disposizione di strumenti che consentono la totale customizzazione delle logiche di Smart Drafting contrattuale secondo la knowledge di ciascuna azienda o law firm.
“Questo sistema funge da ambiente privato per l’archivio del know-how e per l’utilizzo automatizzato dello stesso da parte degli utenti selezionati per la creazione di contratti e/o atti secondo i migliori standard, le esperienze e le best practice interne alla specifica azienda o studio legale”, spiega l’AU di ROKH Valentina Palomba. “Il sistema consente inoltre l’arricchimento sistematico di tale know-how, patrimonio aziendale, in funzione delle esperienze concrete e delle peculiarità delle negoziazioni sui contratti realizzati”.
