Dall’oggetto al timing, 7 consigli per inviare candidature via email

Dalle candidature per una nuova posizione in azienda alle richieste di collaborazione, la posta elettronica è uno degli strumenti più utilizzati da chi è in cerca di occupazione anche se, purtroppo, capita spesso di non ricevere riscontro ai messaggi inviati: in diversi casi, infatti, le email vengono automaticamente recapitate nella casella di posta indesiderata oppure sono poco interessanti tanto da passare inosservate agli occhi del recruiter.

L’importanza del timing e del contenuto

Tuttavia, le cause di questi problemi potrebbero essere diverse. Ad esempio, è di fondamentale importanza la scelta del momento perfetto per l’invio: le email relative alle attività non professionali otterrebbero un successo maggiore se spedite durante la seconda metà della giornata, al contrario, le comunicazioni relative al lavoro otterrebbero risultati migliori di mattina o ancora, sarebbe meglio sfruttare alcune piattaforme dedicate per l’invio delle candidature. “A causa delle normative GDPR, non è consigliabile inviare domande di lavoro tramite posta elettronica” spiegano a riguardo gli esperti di GetResponse, piattaforma di marketing automation e marketing online, e proseguono “Le norme sulla sicurezza dei dati richiedono al richiedente di accettare le condizioni che solitamente vengono poste sotto un modulo online, prima di inviarlo. Pertanto inviare un CV è tecnicamente possibile, ma legalmente un’azienda non dovrebbe accettare quelli inviati attraverso una normale e-mail. Oltre a ciò, i software di reclutamento odierni ci consentono una preselezione rapida e semplice dei candidati e ci aiutano anche ad ottenere informazioni aggiuntive sui candidati che possono essere complementari al curriculum vero e proprio”.

Sul tema inoltre, è un’infografica pubblicata da Statista a rivelare che vengono scambiate circa 197,6 milioni di email ogni minuto pertanto è facile intuire che le caselle degli HR vengono probabilmente prese d’assalto dai candidati: è quindi importante fare la differenza, non solo sul tempismo perfetto nell’invio del messaggio, ma anche sulla scelta di un oggetto efficace e un contenuto mirato e di qualità.

E poiché risulta complicato dare un singolo suggerimento per inviare una candidatura di successo, è il team di GetResponse a fornirci 7 consigli per chi desidera consegnare un curriculum vitae tramite posta elettronica e aumentare le probabilità di ricevere riscontro:

1. Il design personalizzato

Le righe dell’oggetto, il contenuto della posta e le parole che con maggior probabilità faranno attivare lo spam sono elementi che vanno sempre considerati: più una mail viene differenziata più si abbassa la probabilità che finisca in spam. È bene quindi pensarla ad hoc per quella posizione e personalizzarla in modo opportuno.

2. Costruire una mailing list mirata

L’elemento più cruciale che determina l’archiviazione diretta dell’email nella cartella di spam è la qualità della lista e-mail. Gli indirizzi di posta elettronica raccolti in modo corretto rappresentano il modo migliore per evitare di essere contrassegnati come spam. Una piccola mailing list mirata, con indirizzi personali o di aziende mirati, darà sicuramente risultati più veloci e, soprattutto, sarà più probabile avere feedback puntuali e in linea con la candidatura inviata.

3. Pulire frequentemente la lista di invio

L’invio di email tutte uguali ad elenchi di contatti enormi con indirizzi inesistenti, trappole spam o persone disinteressate che non aprono mai i tuoi messaggi possono portare addirittura alla sospensione dell’account o al danno persistente della reputazione del mittente. La frequente pulizia della lista è una buona pratica per conservare la buona affidabilità del tuo mittente e garantire un’alta percentuale di deliverability – o tasso di consegna.

4. Considerare il timing

Sebbene le fasce orarie di invio siano una preferenza del mittente o in alcuni casi dei destinatari, di sicuro non è un buon consiglio inviare una email di candidatura troppo tardi la sera o peggio, di notte. Ancora una volta questo è il momento in cui consigliamo l’utilizzo di fornitori di servizi per affidarsi a uno strumento di ottimizzazione del tempo di invio, come l’algoritmo chiamato Perfect Timing presente su GetResponse. Si tratta di una soluzione intelligente che apprende il comportamento dei diversi destinatari e definisce la fascia oraria ideale per ottenere le migliori percentuali di apertura e di clic per un messaggio. Più gli utenti della piattaforma inviano email, più l’algoritmo impara e sarà quindi più accurato.

5. Accertarsi di inviare la candidatura all’indirizzo corretto

Lo strumento giusto è solo una parte del successo, di solito quello di misura inferiore. La migliore ottimizzazione del tempo di invio è inutile se i tuoi destinatari non vedono alcun valore nella mail che ricevono. Ecco perché inviare il proprio curriculum a un indirizzo generico, ad esempio, senza aver cercato prima il contatto dell’HR o dell’ufficio Risorse Umane, potrebbe non essere così efficace.

6. L’oggetto delle email ne anticipa il contenuto

Al crescere del numero di messaggi che vengono ricevuti quotidianamente da un HR, cresce l’impatto dell’oggetto nel determinare il successo delle email e di un curriculum. Per questo motivo l’oggetto è fondamentale anche nell’invio di una candidatura di lavoro: deve trasferire l’attenzione che il candidato ha messo nel creare una mail specifica in circa 60-100 caratteri, pensata ad hoc per quella posizione e prestare attenzione senza rimanere generico e poco rilevante.

7. Presentazione efficace (ma non prolissa)

Il consiglio è quello di prendere del tempo per non scrivere di getto la prima cosa che viene in mente. Bisogna giocare con la creatività, ma rimanendo professionali e focalizzati sull’obiettivo della mail: dare la migliore presentazione di sé. Seppur debba essere una mail coincisa e non troppo lunga, non ci si deve comunque preoccupare del numero di caratteri utilizzati nell’oggetto delle email poiché, in fin dei conti, il punto è riuscire farsi conoscere in poche righe e, attraverso l’oggetto, convincere un HR ad aprirla.