4 lezioni che abbiamo imparato dalla sbornia di videocall (e che dovremmo continuare a seguire)

Se il 2020 ha cambiato il mondo del lavoro, con decine di milioni di persone chiuse in casa a capire come riorganizzare la propria routine quotidiana, c’è da domandarsi cosa resterà di quei mesi di isolamento zeppi di videocall nei prossimi mesi. Quando, è per esempio il caso dei dipendenti pubblici italiani da metà ottobre ma anche di molte big company della tecnologia, si ritornerà definitivamente in presenza, pur con tutte le dovute precauzioni. Soprattutto, c’è chi per la prima volta nella sua vita si è ritrovato a doversi misurare con il lavoro in remoto – che non è proprio lo smart working, ma di questo ne parleremo in un’altra occasione –, con i suoi pregi, i suoi problemi e le sue possibili conseguenze.

Fra le molte cose che abbiamo dovuto imparare, o che abbiamo visto esplodere in modo a tratti abominevole, ci sono state appunto le videocall. Videochiamate, videoriunioni, chiamatele come volete: meeting organizzati in audio e spesso appunto anche in video con Meet, Teams, Zoom e decine di altre applicazioni dedicate, che hanno aggiunto nel corso dei mesi un gran numero di funzionalità per arricchire le possibilità espressive, migliorare i nostri volti stanchi da decine di incontri virtuali o aggiungere sfondi e condivisione di documenti. Cosa possiamo trattenere, si è chiesto Justin Pot di Zapier, di quella scorpacciata di videocall ora che torniamo in ufficio?

Dire “vai avanti” quando ci sovrapponiamo a qualcun altro, come nelle videocall

Spesso in videocall si inizia a parlare uno sopra l’altro, in contemporanea senza volerlo, a causa del ritardo nella comunicazione, minimo ma significativo. L’etichetta di questi mesi ci ha insegnato, quando ci rendiamo conto di questo ingolfamento, a cedere la parola all’altra persona che aveva iniziato e ad aspettarci da questa, al termine del suo intervento, di chiederci cosa volessimo dire. “Si tratta di una cosa piccola – dice Pot – ma abbiamo visto che funziona in molti ambiti”. Magari è una terza persona a restituire la parola e gestire il traffico, ma poco importa: in ufficio cediamo la parola, ad esempio durante una riunione, e non dimentichiamoci di far intervenire chi l’ha ceduta. Tutto filerà più liscio.

Programmiamo del tempo per socializzare

All’inizio di ogni riunione video si creano spesso dei vuoti un po’ imbarazzati. Fra chi sistema il microfono, chi l’inquadratura, chi cerca di capire se sia davvero necessario farsi vedere e chi si collega in ritardo. Spesso alcune organizzazioni hanno ovviato a questo problema creando delle zone cuscinetto prima o dopo le videocall in cui, liberamente, si socializza e si parla d’altro: dei viaggi, del tempo, delle incombenze familiari. Anche gli uffici possono essere alienanti e anche lì servirebbe un po’ più d’umanità. Se è vero che “la maggior parte degli incontri di persona inizia con una conversazione informale, lasciare intenzionalmente spazio a questo tipo di argomenti sarà comunque importante quando le persone si abitueranno a vedersi di nuovo” dice Pot. Insomma, prendiamoci qualche minuto: se non proprio il quarto d’ora accademico, almeno cinque minuti.

Accettiamo (e anzi valorizziamo) il multitasking: come nelle videocall

Nel corso delle riunioni non tutti sono coinvolti nello stesso modo, bisogna riconoscerlo. Spesso si partecipa solo perché si deve essere al corrente di alcune questioni ma senza che sia richiesto un intervento proattivo o significativo. Molti meeting non richiedono la piena attenzione, ed è spesso sacrosanto che sia così. Altre volte, invece, si parte sfiduciati e invece il meeting si guadagna tutta l’attenzione possibile. Il punto è che, in un caso e nell’altro, questo è possibile grazie al multitasking: le videocall ci consentono di fare altro mentre si svolgono. Qualcosa del genere dovrebbe avvenire anche in ufficio: permettere “distrazioni” a chi non è del tutto coinvolto e consentire a chi condivide spazi di isolarsi in modo più naturale per chiamate o altre attività. Il multitasking coinvolge le persone senza bloccare del tutto le loro agende. Ma certo per farlo serve un ingrediente non sempre presente: la fiducia.

Semplicemente: programmare meno riunioni

Se per le call abbiamo iniziato a domandarci se l’ennesimo meeting a distanza fosse necessario, col ritorno in ufficio dovremmo porci la stessa questione: ci sono aspetti che si possono perfino automatizzare, grazie ad alcune piattaforme: facciamolo. “Le riunioni possono consumare molto tempo e vale la pena considerare se quel tempo è ben investito o se potremmo raggiungere lo stesso obiettivo senza una riunione. Questo è vero in ufficio come lo è durante la chat video, e spero che tutti la penseremo così in futuro” chiude Pot. Speriamo.